APLICACIONES DE LA EXTRANET

Los siguientes ejemplos muestran las aplicaciones de la extranet, ya que pueden ser muy variadas dichas aplicaciones:

• Groupware, diversas compañías participan en el desarrollo de nuevas aplicaciones con un objetivo común.


• Creación de foros.


• Compañías empresariales participan y desarrollan programas educativos o de formación.


• Para compañías que son parte de un objetivo común de trabajo, mediante la extranet, pueden dirigir y controlar los proyectos comunes.


• Una empresa puede participar en redes de conocimiento junto con universidades, asociaciones y demás centros en programas de formación, en actividades de investigación y desarrollo, en bolsas de trabajo, etc.

La extranet permite que personas ajenas a la empresa, como clientes o proveedores puedan acceder a parte de la Intranet de la organización. Es decir, técnicamente se trata de que el cortafuegos permita también el acceso a usuarios externos, lo que complica los aspectos relativos a la seguridad. Naturalmente, no tienen acceso a todos los directorios sino sólo a partes concretas, por ejemplo, se les puede permitir acceso a información sobre los productos y precios. Pensemos que no siempre interesa que todo el mundo disponga de los precios de los productos.

Desde el punto de vista de clientes y proveedores una extranet puede permitir a un proveedor consultar las existencias en stock de su producto accediendo al sistema de información. Como ejemplo que apunte más directamente al sistema de información contable existe la posibilidad de que un cliente consulte a través de una extranet la situación de un pedido o un proveedor la situación de una factura o estado de cuenta. Ello puede lograr una reposición más rápida y mejorar los días de facturación.

Desde el punto de vista de la gestión empresarial se puede en marcar las extranet en el nuevo contexto en el que se contemplan las transacciones en las empresas, que implica integrar a los clientes y proveedores en la cadena de producción estableciendo más asociaciones con ellos, y que implica un mayor intercambio de información. Además demandan información oportuna en tiempo real, a ser posible y fiable tomada de la fuente de donde surge.

QUE ES EXTRANET?

Una extranet (extended intranet) es una red privada virtual que utiliza protocolos de Internet, protocolos de comunicación y probablemente infraestructura pública de comunicación para compartir de forma segura parte de la información u operación propia de una organización con proveedores, compradores, socios, clientes o cualquier otro negocio u organización. Se puede decir en otras palabras que una extranet es parte de la Intranet de una organización que se extiende a usuarios fuera de ella. Usualmente utilizando el Internet.



La extranet suele tener un acceso semiprivado, para acceder a la extranet de una empresa no necesariamente el usuario ha de ser trabajador de la empresa, pero si tener un vínculo con la entidad. Es por ello que una extranet requiere o necesita un grado de seguridad, para que no pueda acceder cualquier persona. Otra característica de la extranet es que se puede utilizar como una Internet de colaboración con otras compañías.


Es una red privada corporativa destinada a compartir determinadas operaciones e informaciones. Al igual que en las intranets, emplea para su configuración y funcionamiento los protocolos de la tecnología Internet (IP), y se ubica privadamente en un servidor y las que tienen acceso únicamente las computadoras autorizadas.

También puede utilizar el sistema público de comunicaciones, es decir realizar el acceso al servidor mediante el uso de módem con el uso del dial up.

La extranet es un anexo a la intranet corporativa, que partiendo de un diseño a medidas de las necesidades corporativas, habilita una parte de sus materiales para ser utilizada por personas ajenas a la organización.

Este componente constituye la tercera red en el complejo estructurado por nuestro “PROGRAMA INTERNET” y puede emplearse para el intercambio de grandes volúmenes de información y datos como: catálogos, noticias, formularios, listados, documentación comercial, lista de precios, argumentación comercial, etc.

La extranet también es de gran utilidad para reunir información procedente del exterior de la organización y que, muchas veces , es fundamental para mejorar la efectividad de la misma.

FUNCIONES DE LA INTRANET

Tiene como función principal proveer lógica de negocios para aplicaciones de captura, informes y consultas con el fin de facilitar la producción de dichos grupos de trabajo; es también un importante medio de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo. Las redes internas corporativas son potentes herramientas que permiten divulgar información de la compañía a los empleados con efectividad, consiguiendo que estos estén permanentemente informados con las últimas novedades y datos de la organización. También es habitual su uso en universidades y otros centros de formación, ya que facilita la consulta de diferentes tipos de información y el seguimiento de la materia del curso.


Tienen gran valor como repositorio documental, convirtiéndose en un factor determinante para conseguir el objetivo de la oficina sin papeles. Añadiéndoles funcionalidades como un buen buscador y una organización adecuada, se puede conseguir una consulta rápida y eficaz por parte de los empleados de un volumen importante de documentación. Los beneficios de una intranet pueden ser enormes. Estando tal cantidad de información al alcance de los empleados y/o estudiantes ahorrarán mucho tiempo buscándola.


Las Intranet también deberían cumplir unos requisitos de accesibilidad web permitiendo su uso a la mayor parte de las personas, independientemente de sus limitaciones físicas o las derivadas de su entorno. Gracias a esto, promueve nuevas formas de colaboración y acceso a los sistema. Ya no es necesario reunir a todos en una sala para discutir un proyecto. Equipos de personas alrededor del mundo pueden trabajar juntos sin tener que invertir en gastos de viaje. El resultado de esto es un aumento increible en la eficiencia acompañada de una reducción de costos.

UTILIDAD DE LA INTRANET EN UNA ORGANIZACION

Una intranet bien estructurada (con secciones bien definidas, información completa y actualizada permanentemente, un diseño sencillo y fácil de entender, entre otros aspectos) puede ser muy útil a lo largo y ancho de una organización. Sin embargo, algunos departamentos pueden sacarle mayor provecho:

• Organización e integración de datos


• Facilidad de consulta de documentos


• Recursos humanos


• Cartelera Virtual


• Boletines de Información


• Sistemas de Colaboración y flujo de trabajo


• Servicio al Cliente Interno


• Agendas de trabajo


• Mercadeo y ventas

BENEFICIOS DE UNA INTRANET

• Capacidad de compartir recursos (impresoras, escáner...) y posibilidad de conexión a Internet (acceso a la información de la Red y a sus posibilidades comunicativas).
• Alojamiento de páginas web, tanto la del centro como de estudiantes o profesores, que pueden consultarse con los navegadores desde todos los ordenadores de la Intranet o desde cualquier ordenador externo que esté conectado a Internet.
• Servicios de almacenamiento de información. Espacios de disco virtual a los que se puede acceder para guardar y recuperar información desde los ordenadores del centro y también desde cualquier equipo externo conectado a Internet. Cada profesor y cada estudiante puede tener una agenda en el disco virtual.
• Servicio de e-mail, que puede incluir diversas funcionalidades (buzón de correo electronico, servicio de webmail, servicio de mensajeria instantanea...)
• Foros, canales bidireccionales de comunicación entre los miembros de la comunidad escolar, que permiten el intercambio de opiniones, experiencias... Algunos de estos foros pueden estar permanentemente en funcionamiento, y otros pueden abrirse temporalmente a petición de algún profesor, grupo de alumnos... Por ejemplo, tablones de anuncios y servicios de chat y videoconferencia.
• Instrumentos diversos que permiten, a las personas autorizadas a ello, la realización de diversos trabajos tales como gestiones de tutoría, plantillas que faciliten a profesores y alumnos la creacion de fichas, test, periodicos; gestiones de secretaria y direccion; de biblioteca; y gestiones administrativas como petición de certificados, trámites de matrícula, notas de los estudiantes, etc.
• Ahorro de costos


• Facilidad de uso


• Comunicación óptima


• Conocimiento mejor administrado


• Más orden


• Eficiencia


• Control de la información


• Mejores relaciones con terceros


• Estimula el trabajo en equipo